GTD,最适合斜杠青年的时间管理术

GTD,最适合斜杠青年的时间管理术
你或许也会有同样的感觉,总觉得自己明明不偷懒,而且不喜欢拖延,但总会纳闷自己的时间到底去哪了,感觉自己忙东忙西,忙得像条狗,到头来却没有办法做自己真正想要做的事情,诸如陪陪家人定期健康检查,看一本书都没有办法如期完成,其实你只是陷入了低效率的工作漩涡,之前也讲过一些高效工作的方法,《斜杠青年应该怎样高效利用时间?》,今天要讨论的主题GTD时间管理之术,也就是Geting Things Done,完成每一件事,或是尽管去做,它一共有五个步骤,我将会依序说明,只要大家按照步骤进行的话,就可以科学地利用时间:

第一步:收集

什么事情都可以丢进你的收集箱,例如老板交代的事、老师交代的作业、与同学分组报告、遛狗、游玩、既定行程,你想得到的杂七杂八的事情都可以放进你的收集箱里,最简单的方式就是拿起你的手机的忘录开始记录,只要遇到该做的事情就记录上去除此之外,你也可以使用其他种工具,像是印象笔记、记事本、便条纸等等,但是最多不要超过五种收集箱,收集的用意是把大脑的压力释放到其他媒介上,能让自己更专心,千万不要以为自己的大脑很聪明能够记得所有事,事实上你很容易就忘记了。

第二步:整理

当你收集好应该要做的事情之后,一天整理一次即可,最好是一天开始作业时就整理清楚,其中有七个类别你分别要记得:
  1. 两分钟内
  2. 等待事项
  3. 特定日成
  4. 单步骤事项
  5. 多步骤四项
  6. 某一天事项
  7. 参考资料

第三步:组织

大略整理完后接着就是管理分类你刚刚整理出来的东西
1.两分钟内,基本上能在两分钟内处理事情就马上处理掉,只要收集到就马上解决掉两分钟内能够解决事情。
2.等待事项,无法在两分钟内完成的,而且这件事情需要委托他人完成的。
3.特定日程,此事件需要在特定的日期去做,这时就需要利用日历、手机或是电脑版月历进行管理。
4单步骤事项,无法送人出去,并非在特定日期完成,需要尽快完成,是属于一个人就可以干完的事情。
5.多步骤事项,无法自行完成,且不是由你一个人决定,实诚的通常会分解成多个时间与地点,如果你觉得步骤太麻烦了,可以划分成数个单步骤事项来进行。
6.某一天事项,特别的点子或是未来才打算实现的计划等等。
7.参考资料,这部分就比较简单了,你只要建立起可以收藏你所有兴趣或是有帮助的参考资料的收集箱,并试着替自己分类成自己想要的标签。像是可以利用印象笔记收集所有你兴趣的东西并分门别类,方便你日后要找寻资料。

第四步:回顾与检讨

组织完毕后,就是回顾上面你刚刚所分类出来的东西,每天工作结束前回顾一次,每周检讨自己一次,GTD有没有妥善进行。

第五步:执行

  • 而实际上在执行阶段中要执行的内容只有三个:
  • 第一个是执行你GTD里设定好东西.
  • 第二个是执行你GTD里面没有但实际你需要做的事情,例如主管交代的事情.
  • 第三个是整理你下一步要执行的东西,也就是重复GTD上面的四个步骤系
GTD是属于无压力系统,因为在你执行阶段时候不会再为了其他事情造成分心效率低下,因你在执行时所有事情都在GTD的系统里,就算有突发不再GTD系统里出现的事,一般情况下也不会造成多大的问题,若是你能养成这样的好习惯,恭喜你完成了一种科学的时间管理技巧,相信你在实践途中也能够感受到GTD的魅力。(同场加映:斜杠青年不拖延!用5秒钟克服拖延症)

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